PREAMBULE
Le Règlement intérieur qui suit, a pour objet de définir les règles de fonctionnement de la CAA en ce qui concerne :
- Le Congrès, tel que défini par les Statuts ;
- Le Conseil ;
- Les Relations avec les fédérations nationales.
ARTICLE 1er
Avant l’ouverture des séances, il est procédé à l’établissement d’une liste de présence dûment signée, pour chacun des pays représentés, par le délégué ayant le droit de vote. Une copie de cette liste est annexée au Procès-Verbal des séances.
Cette liste mentionne, à raison de trois (03) personnes au maximum, par pays, les noms des délégués ; le premier inscrit étant celui qui a le droit de vote.
Lorsqu’un délégué ayant le droit de vote quitte la réunion, il est remplacé par celui des délégués du même pays dont le nom suit immédiatement sur la liste.
ARTICLE 2 : SEANCES SOLENNELLES D’OUVERTURE ET DE CLOTURE
Les sessions de travail proprement dites peuvent être précédées d’une séance solennelle publique d’ouverture et suivies d’une séance solennelle de clôture, à l’initiative des organisateurs du pays hôte et en accord avec le Président de la CAA.
ARTICLE 3 : SEANCES DE TRAVAIL
Les séances de travail sont, en règle générale, tenues à huis clos. Cependant, le Président peut autoriser une personne, non membre, à assister exceptionnellement aux débats.
ARTICLE 4 : POUVOIR DU PRESIDENT
Le Président prononce l’ouverture et la clôture des séances.
Il dirige les débats, accorde la parole, met aux voix les questions en discussion et proclame les résultats des votes.
Il veille à l’application des règles de procédure fixées par les Statuts et par le présent règlement intérieur.
Il prend toutes dispositions pour que les séances de travail de la CAA se déroulent dans l’ordre et la dignité.
En cas d’absence du Président, le Congrès (ou le Conseil) désignera l’un des Vice-Présidents pour diriger les débats.
En cas d’absence du Président et des Vice-Présidents, le Congrès (ou le Conseil) désignera l’un de ses membres pour diriger les débats.
ARTICLE 5 : ORDRE DU JOUR DU CONGRES
L’ordre du jour provisoire d’une session ordinaire du Congrès de la CAA comporte, conformément aux Statuts, les points suivants :
5.1 - l’appel des Délégués et la vérification des mandats ;
5.2 – l’approbation de l’Ordre du Jour ;
5.3 – le Message d’Orientation du Président ;
5.4 – le Rapport d’Activités du Conseil présenté par le Secrétaire Général ;
5.5 – le Rapport du Représentant de l’Afrique à la FIAA ;
5.6 – les Rapports des Présidents de Région ;
5.7 – le Rapport Financier du Trésorier Général ;
5.8 – le Rapport du Commissaire aux Comptes ;
5.9 – le Projet de Budget des deux (02) années qui suivent ;
5.10 – les Propositions du Conseil de la CAA ;
5.11 – les Propositions des Fédérations Nationales ;
5.12 – le Calendrier de Compétitions ;
5.13 – la date et le lieu du prochain Congrès de la CAA.
Les congrès électifs, tous les quatre (04) ans, incluront à l’ordre du jour les Elections, conformément aux dispositions des Statuts de la CAA.
Toute demande d’inscription d’un point à l’ordre du jour du Congrès doit être adressée au Secrétariat Général, au moins trois (03) mois avant la date du Congrès.
En cas d’urgence, une question non inscrite à l’ordre du jour conformément aux dispositions de la règle 5, peut néanmoins être soumise aux débats, sous réserve de l’accord du Président de la CAA.
ARTICLE 6 : ORDRE DU JOUR DE LA REUNION
L’Ordre du Jour des séances du Conseil est proposé par le Président de la CAA et doit tenir compte de l’Ordre du Jour du Congrès et des problèmes majeurs de la période.
Cet Ordre du Jour doit être communiqué à tous les membres du Conseil, au plus tard un (01) mois avant la tenue de la réunion.
ARTICLE 7 : APPROBATION DES PROCES-VERBAUX DES SEANCES
Les projets de procès-verbaux des séances, rédigés en langue française et en langue anglaise, doivent être communiqués aux fédérations membres dans les deux (02) mois qui suivent la date de clôture de la réunion.
Un délai de deux (02) mois, également, à partir de la date d’envoi par le Secrétariat Général, est laissé aux fédérations membres pour faire connaître les remarques ou critiques que la rédaction appelle de leur part.
Le Secrétariat Général tient compte des observations reçues dans la rédaction définitive du Procès-Verbal, s’il les estime fondées. Sinon, il en fait état devant le Congrès qui décide de la suite à leur donner, au moment d’approuver ledit Procès –Verbal.
Est considéré comme ayant approuvé le Procès-Verbal communiqué en première rédaction, toute fédération membre qui n’aura pas fait d’observation dans les délais fixés.
ARTICLE 8 : DEBATS ET INSCRIPTION DES ORATEURS
Au cours des débats, les Délégués ne peuvent prendre la parole qu’après l’avoir demandée et obtenue du Président qui inscrit les orateurs dans l’ordre chronologique de leur demande.
Le Président de séance, avec l’accord des Délégués, décide de la manière de mener les débats.
ARTICLE 9 : MOTION D’ORDRE
La parole est accordée automatiquement, par le Président, à tout membre qui la demande pour un rappel des Règlements ou pour une motion d’ordre.
ARTICLE 10 : RESOLUTIONS ET QUORUM
Les décisions des séances du Congrès sont prises à l’issue de débats. Après chaque discussion, le Président de séance met aux voix les différentes propositions ou les résolutions, avec ou sans les amendements.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des Délégués présents, à l’exception de celles qui pourraient mettre en cause les dispositions statutaires.
En cas d’égalité de voix, après un second tour, la voix du Président est prépondérante.
Les décisions prises et les résolutions adoptées lient impérativement les fédérations nationales membres et entrent en vigueur deux (02) mois après la clôture du Congrès.
En cas d’urgence, le Congrès peut fixer la date à partir de laquelle prennent effet les décisions prises et les résolutions adoptées.
L’auteur d’un projet de résolution ou d’une motion peut toujours en demander le retrait avant sa mise aux voix.
ARTICLE 11 : SECRETARIAT/COMMISSIONS
Le Secrétariat des séances est assuré par le Secrétariat Général de la CAA.
Tous les documents rédigés, soit en prévision soit en conclusion des séances, et destinés à être communiqués aux membres sont en langue française et en langue anglaise.
Les membres du Congrès peuvent se constituer en Commissions ou groupes temporaires de travail, chaque fois qu’ils le jugent nécessaire.
CHAPITRE II : DES DISPOSITIONS PARTICULIERES AU CONSEIL DE LA CAA
Les membres du Conseil ne peuvent être représentés par d’autres personnes aux réunions du Conseil et il ne peut y avoir de vote par procuration.
ARTICLE 13 : SECRET DES DELIBERATIONS
Les membres du Conseil et tous ceux qui assistent à une séance du Conseil sont tenus de respecter le secret des délibérations.
Sauf autorisation préalable du Président du Conseil, ces mêmes personnes sont tenues de s’abstenir de toute déclaration et de toute publication.
Sous cette réserve, les membres du Conseil et d’une manière générale tous ceux qui assistent aux assises du Conseil, sont autorisés à faire aux instances qu’ils représentent les comptes-rendus et rapports d’usage.
ARTICLE 14 : MISSIONS ET REMBOUSEMENT DES FRAIS
Le Conseil peut confier des missions temporaires à l’un de ses membres ou à un membre du Congrès de la CAA.
Dans ce cas, la CAA prend à sa charge le prix du billet d’avion.
La CAA verse à l’intéressé une indemnité journalière de 100 dollars US, pour frais de mission, en couverture des frais d’hébergement et de restauration.
Toutefois, lorsque les frais d’hébergement et de restauration sont pris en charge par le pays où va l’intéressé, ou par toute autre organisation, le taux des frais de mission est réduit de moitié et porté à 50 dollars US.
ARTICLE 15 : CONSULTATION PAR CORRESPONDANCE
Dans l’intervalle des sessions, le Président peut consulter les membres du Conseil par correspondance, lorsqu’une décision urgente, exigeant l’avis du Conseil, doit être prise.
En vue de l’élection par le Congrès du Président, des Vice-Présidents et des membres du Conseil, il est constitué un bureau de vote composé d’un Président et de deux assesseurs.
Le Président du bureau de vote peut être soit le Doyen d’Age, soit toute autre personne proposée par le Congrès et choisie de préférence parmi les membres ou les personnalités n’ayant pas le droit de vote.
Toutes les élections se font au scrutin secret.
La distribution et le dépouillement des bulletins sont faits par le bureau de vote et le Secrétariat Général.
Le nombre de bulletins est déclaré par le Président avant le dépouillement.
Si le nombre de bulletins enregistrés est égal ou inférieur à celui des bulletins délivrés, le scrutin est valable.
Si le nombre de bulletins enregistrés excède celui des bulletins délivrés, le scrutin est déclaré nul et recommencé immédiatement.
La majorité est établie sur le nombre de bulletins enregistrés et valables. Les bulletins blancs et les bulletins nuls ne comptent pas dans ce calcul.
Si deux ou plusieurs suffrages sont donnés au même candidat sur le même bulletin, un seul est valable.
Les bulletins de vote enregistrés sont conservés jusqu’après vérification du dernier scrutin et détruits immédiatement après la proclamation de celui-ci.
ARTICLE 17 : AMENDEMENTS ET MODIFICATIONS DU PRESENT REGLEMENT
Sur propositions ou recommandations des fédérations membres et du Conseil, soumises au Secrétariat Général, trois (03) mois avant le Congrès, le présent Règlement Intérieur peut être modifié à la majorité des 2/3 des membres votants.
CHAPITRE IV : DES RELATIONS DE LA CAA AVEC LES FEDERATIONS NATIONALES
ARTICLE 18 :
Outre les documents communiqués aux fédérations nationales, conformément aux dispositions statuaires, le Secrétariat de la CAA doit informer régulièrement celles-ci de toutes questions pouvant les intéresser.
En retour, les fédérations nationales doivent tenir le Secrétariat de la CAA informé des questions relatives à l’Athlétisme dans leur pays ; notamment elles doivent communiquer dans les meilleurs délais leurs calendriers, leurs programmes d’activités et leurs résultats techniques.
Ces documents seront envoyés en deux (02) exemplaires.
Par ailleurs, de manière à suivre et coordonner les activités au niveau des Régions, les Présidents de Région doivent recevoir, des fédérations nationales, toutes informations utiles.
Les fédérations nationales doivent adresser au Président de leur Région, chaque semestre, un rapport complet sur leurs activités.
Le Président de Région doit tenir, à son tour, le Secrétariat de la CAA informé des activités de la Région. Il doit adresser chaque semestre, le 30 Mai et le 30 Novembre, au plus tard, un rapport complet sur les activités régionales.
